A cura di Francesco Autelitano
E’ stato recentemente pubblicato lo Studio del Consiglio Nazionale del Notariato avente ad oggetto l’esame della disciplina prevista in materia di svolgimento delle Assemblee nelle Società di capitali.
In particolare, il Consiglio Nazionale del Notariato ha analizzato la tematica relativa alla possibilità di svolgere le Assemblee con modalità esclusivamente a distanza, ossia con la partecipazione degli aventi diritto esclusivamente mediante collegamento telematico, ivi inclusi il Presidente, il Segretario e il Notaio stesso.
La rilevanza pratica del tema, com’è noto, è emersa in modo preponderante nel 2020, durante la pandemia, allorchè è stata prevista una disposizione speciale che consentiva lo svolgimento di riunioni assembleari “esclusivamente” a distanza, anche in deroga a diverse disposizioni statutarie (cfr. art. 106, co. 2, d.l., 17 marzo 2020). Venuta meno la citata normativa emergenziale, è rimasta tra gli operatori una larga valutazione favorevole della citata modalità di svolgimento delle riunioni dell’Assemblea (ma anche del Consiglio di Amministrazione) che, fra l’altro, comporta una notevole facilitazione della partecipazione degli aventi diritto. Questi possono intervenire concretamente nelle sedute degli Organi sociali anche quando non abbiano la possibilità di spostarsi fisicamente (situazione, quindi, che, laddove fosse necessaria la presenza fisica, precluderebbe loro la partecipazione) o, comunque, che amplia la possibilità di intervento agevolando il coordinamento per ciascuno con altri impegni, oltre ai risparmi in termini di tempo di spostamento e di costi connessi. In questo contesto, il sopra citato Studio Notarile analizza l’interpretazione offerta da parte della Dottrina, basata sulla disciplina ordinaria, preesistente al periodo emergenziale, dal quale tuttavia riceve rinnovati spunti interpretativi alla luce dell’esperienza pratica vissuta, di cui si è detto.
In questa prospettiva, parte della Dottrina, come accennato, ritiene ammissibile che le riunioni assembleari si tengano, oltre che in forma c.d. “mista” (ossia con Presidente e Segretario riuniti nel medesimo luogo fisico e gli altri con possibilità di intervento con mezzi telematici) anche in modo esclusivo con collegamento da remoto, purchè sia garantita a tutti i partecipanti la possibilità di interagire in tempo reale tra loro. Sulla scorta dell’interpretazione riferita, non sarebbe quindi necessario (come frequentemente ritenuto sin qui nella prassi) che vi sia quantomeno la previsione di Assemblea “mista”) e, conseguentemente, non vi sarebbe nemmeno la necessità che l’Assemblea venga convocata in qualche luogo fisico (la convocazione, nella citata ipotesi, sarebbe sostanzialmente con un link di collegamento a una riunione telematica).
In merito alla menzionata interpretazione, viene in rilievo l’art. 2370, co. 4, cod. civ. il quale stabilisce che lo Statuto della Società può consentire l’intervento all’Assemblea “mediante mezzi di telecomunicazione” e non prevede limitazioni o ulteriori precisazioni e, in particolare,, non dispone che sia comunque necessario garantire la possibilità di una partecipazione di presenza.
La norma citata, dunque, sembra consentire la convocazione dell’Assemblea (ovvero, a nostro avviso, anche del Consiglio di Amministrazione) prevedendo che la riunione si svolga esclusivamente mediante modalità telematica, da remoto. Il presupposto per procedere nel modo anzidetto è, ben inteso, che nel caso concreto lo Statuto della Società preveda la possibilità di svolgimento (anche) con mezzi di telecomunicazione; in assenza di tale previsione statutaria è, infatti, pacifico che l’unica modalità consentita per la riunione rimane quella tradizionale. Il Consiglio Nazionale del Notariato evidenza, inoltre, che la scelta circa la modalità di svolgimento dell’Assemblea è rimessa all’Organo Amministrativo che, di volta in volta, in sede di convocazione, può liberamente decidere se utilizzare la modalità “mista” o quella esclusivamente da remoto.
Inoltre, lo Studio Notarile si sofferma sul fatto che, come conseguenza della soluzione interpretativa sopra detta, non è da ritenersi necessario che vi sia la compresenza fisica del Presidente dell’Assemblea e del Notaio. Tale compresenza deriva dalla necessità per il Notaio di accertare l’identità del Presidente; tuttavia la prassi notarile consente la possibilità che sia redatto il c.d. verbale “non contestuale”, ossia redatto dal Notaio in un momento successivo rispetto allo svolgimento dell’Assemblea: da ciò consegue che già nell’ambito del più tradizionale svolgimento della riunione è possibile che il verbale sia successivamente redatto e sottoscritto dal solo Notaio ovvero che sia redatto e sottoscritto anche dal Presidente il quale intervenga all’atto quale “comparente”. Anche da tale angolo visuale, pertanto, si ritiene che non vi siano ostacoli a consentire lo svolgimento dell’Assemblea interamente da remoto (e, a monte, a consentire che l’avviso di convocazione della riunione preveda che la modalità da remoto sarà l’unica ammessa) con la possibilità di partecipazione di tutti gli aventi diritto a mezzo dei previsti strumenti di collegamento, senza un luogo fisico di svolgimento dell’Assemblea e senza la presenza fisica nel medesimo luogo del Presidente e del Notaio stesso.
Gli esiti interpretativi dello Studio Notarile sono molto significativi e di notevole interesse anche pratico, pur tenendo presente che si tratta di temi di attualità e in evoluzione, sui quali sono anche possibili diversi orientamenti giurisprudenziali.
